Jak publikovat smlouvy

Kdo (ne) musí publikovat smlouvy

Popis aplikačního rozhraní informačního systému registru smluv

Testovací prostředí registru smluv

Metodické dokumenty

Co publikovat v registru smluv

Soukromoprávní smlouvy, smlouvy o poskytnutí dotace nebo návratné finanční výpomoci a metadata minimálně v rozsahu:

  • identifikace smluvních stran;
  • vymezení předmětu smlouvy;
  • cena, a pokud ji smlouva neobsahuje, hodnota předmětu smlouvy, lze-li ji určit;
  • datum uzavření smlouvy.

Smlouvy musí být v otevřeném formátu, tzn. ve formátu, který mohou zobrazit volně a zdarma dostupné aplikace.

Zároveň musí být ve formátu, který je strojově čitelný, tzn. textové údaje je možné ze smlouvy získat pomocí programové aplikace a lze je dále zpracovávat. Například formát PDF s textovou vrstvou je strojově čitelný, PDF vzniklé jako scan smlouvy však tuto podmínku nesplňuje.

Pokud smlouva obsahuje informace, které není možné poskytnout ani podle zákona o svobodném přístupu k informacím, např. obchodní tajemství nebo osobní údaje chráněné zákonem o ochraně osobních údajů, lze je před odesláním ke zveřejnění znečitelnit.

Jak publikovat smlouvy?

Smlouvy bude nutné publikovat bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 30 dnů od uzavření smlouvy.

Pro zveřejnění bude třeba buď vyplnit elektronický formulář, který bude publikovaný na Portálu veřejné správy, nebo metadata spolu se smlouvou odeslat v předepsaném formátu do speciální datové schránky ministerstva vnitra zřízené pro tento účel. Uživatel, který využije elektronický formulář v prostředí Portálu veřejné správy, ke zveřejnění nepotřebuje nic více, než běžný kancelářský počítač s připojením k internetu a své přístupové údaje k datové schránce, ze které bude formulář odeslán.

Po zveřejnění v registru smluv odešle správce potvrzení zpět do datové schránky odesílatele i všech uvedených smluvních stran. Zároveň bude potvrzení odesláno volitelně i emailem na adresu, kterou zveřejňující subjekt uvedl.

Zveřejnit smlouvu je možné buď přímo odesláním pokynu z datové schránky jedné ze smluvních stran (ať už se jedná o povinný subjekt nebo druhou smluvní stranu) nebo též v zastoupení na základě registrovaného zmocnění. Pro účely nastavení či zrušení zmocnění bude též vystaven jednoduchý elektronický formulář.

Ministerstvo vnitra jako správce registru smluv neodpovídá za správnost a úplnost smluv ke zveřejnění a souvisejících metadat.

Kdo (ne) musí publikovat?

Zákonná povinnost publikace smluv platí pro:

  • Česká republika - orgány státní správy;
  • územní samosprávné celky, včetně městských částí nebo městských obvodů územně členěných statutárních měst nebo městských částí hlavního města Prahy;
  • státní příspěvkové organizace;
  • státní fondy;
  • veřejné výzkumné instituce nebo veřejné vysoké školy;
  • dobrovolné svazky obcí;
  • regionální rady regionu soudržnosti;
  • příspěvkové organizace územních samosprávných celků;
  • ústavy založené státem nebo územními samosprávnými celky;
  • obecně prospěšné společnosti založená státem nebo územními samosprávnými celky;
  • státní podniky nebo národní podniky;
  • zdravotní pojišťovny;
  • Český rozhlas;
  • Česká televize;
  • právnické osoby, v níž má stát nebo územní samosprávný celek sám nebo s jinými územními samosprávnými celky většinovou majetkovou účast, a to i prostřednictvím jiné právnické osoby.

Výjimky z povinnosti publikace v registru smluv:

Prostřednictvím registru smluv se neuveřejňují informace, které nelze poskytnout při postupu podle předpisů upravujících svobodný přístup k informacím.

Povinnost uveřejnit prostřednictvím registru smluv se nevzahuje na:

  • smlouvu vzniklou v rámci právního jednání s fyzickou osobou, která jedná mimo rámec své podnikatelské činnosti; to neplatí, jde-li o převod vlastnického práva povninného subjektu k hmotné nemovité věci,
  • technickou předlohu, návod, výkres, projektovou dokumentaci, model, způsob výpočtu jednotkových cen, vzor a výpočet,
  • smlouvu, která se týká činnosti zpravodajských služeb a Generální inspekce bezpečnostních sborů nebo činnosti orgánů činných v trestním řízení při předcházení trestné činnosti, vyhledávání nebo odhalování trestné činnosti nebo stíhání trestných činů nebo zajišťování bezpečnosti nebo obrany České republiky,
  • smlouvu, jejíž plnění je prováděno převážně mimo území České republiky,
  • smlouvu uzavřenou adhezním způsobem, jejíž smluvní stranou je právnická osoba uvedená v § 2 odst. 1 písm. e), k), l) nebo n) zákona č. 340/2015 Sb., s výjimkou smluv uzavřených na základě zadávacího řízení podle zákona o veřejných zakázkách,
  • smlouvy, objednávky a faktury, které se týkají činnosti orgánů, jejich členů a organizačních složek státu uvedených v § 8 odst. 3 zákona č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů (rozpočtová pravidla), a činnosti správců jejich kapitol,
  • smlouvu uzavřenou na komoditní burze, na regulovaném trhu nebo evropském regulovaném trhu, v dražbě nebo v aukci anebo jiným obdobným postupem, s nímž je spojen zvláštní způsob přechodu nebo převodu vlastnického práva,
  • smlouvu, jejíž alespoň jednou smluvní stranou je akciová společnost, jejíž cenné papíry byly přijaty k obchodování na regulovaném trhu nebo evropském regulovaném trhu, jde-li o akciovou společnost, v níž má stát nebo územní samosprávný celek sám nebo s jinými územními samosprávnými celky většinovou majetkovou účast, a to i prostřednictvím jiné právnické osoby,
  • smlouvu, jestli že výše hodnoty jejího předmětuje 50 000 K č bez daně z přidané hodnoty nebo nižší,
  • smlouvu, která je uzavřena s autorem nebo výkonným umělcem v souvislosti s autorským dílem nebo uměleckým výkonem,
  • smlouvu o poskytování a úhradě zdravotních služeb hrazených z veřejného zdravotního pojištění a smlouvu o úhradě léčivých přípravků obsahujících očkovací látky pro pravidelná očkování podle antigenního složení očkovacích látek stanoveného Ministerstvem zdravotnictví podle zákona o ochraně veřejného zdraví, které jsou uveřejňovány podle zákona o veřejném vzdravotním pojištění,
  • smlouvu, jejíž alespoň jednou smluvní stranou je obec, která nevykonává rozšířenou působnost, příspěvková organizace touto obcí zřízená nebo právnická osoba, v níž má taková obec sama nebo s jinými takovými obcemi většinovou účast.

Popis aplikačního rozhraní Informačního systému registru smluv

Následující text obsahuje informace, které jsou platné k datu zveřejnění. Do doby spuštění Informačního systému registru smluv bude ještě aplikační rozhraní systému testováno a nelze vyloučit, že dojde k malým úpravám jeho popisu.

31.5. byly aktualizovány XSD definice aplikačního rozhraní Informačního systému registru smluv na verzi 1.2.

Komunikační kanál

Všechny pokyny je nutné zasílat v předepsaném formátu jako XML přílohu datové zprávy do datové schránky Registru smluv (whbt3kp). Šablony jednotlivých pokynů v XSD formátu jsou součástí popisu aplikačního rozhraní, který si můžete stáhnout zde (zip, 223 kB).

Jednou datovou zprávou je možné zaslat právě jeden pokyn k provedení operace. V příloze datové zprávy může být tedy právě jedna příloha předepsaného typu XML. Očekává se, že XML zprávy bude vloženo s typem dmFileMetaType = main. Další přílohy smlouvy budou vloženy s typem dmFileMetaType = enclosure.

Pokud v příloze datové zprávy typu main nebude nalezeno žádné XML odpovídající názvem jedné z definovaných operací, bude celý pokyn odmítnut jako neznámý.

Pokud odesílatel vloží do datové zprávy další přílohy, které nejsou uvedeny v XML zprávy (např. průvodní dopis v PDF nebo cokoli dalšího), ISRS bude další přílohy ignorovat.

Pokud odesílatel nevloží do datové zprávy všechny přílohy, které jsou uvedeny v XML zprávy, bude zpráva zamítnuta s chybovou odpovědí.

Rozhraní pro odeslání datových zpráv

K odeslání datové zprávy obsahující pokyn ke zveřejnění smlouvy či jiné povolené operace využijte buď elektronický formulář, který bude zveřejněný na Portále veřejné správy, nebo odešlete datovou zprávu pomocí aplikačního rozhraní Informačního systému datových schránek, které je popsáno v Provozním řádu ISDS.

Typy operací

  • Rozhraní Registru smluv je připraveno na příjem následujících pokynů:
  • Zveřejnění záznamu
  • Modifikace záznamu
  • Přidání přílohy
  • Znepřístupnění záznamu
  • Zmocnění k publikaci
  • Zrušení zmocnění k publikaci

Potvrzení o provedení operace (např. zveřejnění)

ISRS na každý přijatý pokyn k provedení operace odpoví datovou zprávou, obsahující strojově čitelné potvrzení o provedení či odmítnutí operace z důvodů chyb ve vstupních údajích. V případě pokynu ke zveřejnění smlouvy budou součástí odpovědi všechna metadata záznamu + identifikátor záznamu, jeho kontrolní součet (hash) a kryptografické prvky zajišťující integritu a původ dat (el. značka + časové razítko).

Potvrzení o zveřejnění smlouvy bude zasíláno navíc i všem uvedeným smluvním stranám do jejich datových schránek (za předpokladu, že metadata smlouvy obsahovaly identifikátory datových schránek protistran) a navíc volitelně emailem na adresu uvedenou v pokynu.

Na datové zprávy, které nemají očekávanou strukturu a byly zřejmě zaslány do datové schránky Registru smluv omylem, nebude ISRS vůbec reagovat. Takové zprávy budou předány do spisové služby MV a dále zpracovávány standardně, jako by byly adresovány do hlavní schránky MV.

Metadata záznamu

Detailní popis datové struktury metadat záznamu smlouvy je uveden v popisu aplikačního rozhraní ISRS. Většina datových polí je nicméně nepovinná. Z ohledem na platné znění zákona jsou povinnými metadaty záznamu jen tato pole:

  • identifikace smluvních stran,
  • vymezení předmětu smlouvy,
  • cena, a pokud ji smlouva neobsahuje, hodnota předmětu smlouvy, lze-li ji určit,
  • datum uzavření smlouvy.

V metadatech lze dále, tedy nepovinně, uvést hodnotu smlouvy v cizí měně, hodnotu bez DPH, sazbu DPH, rozlišení plátce / příjemce, organizační složku povinného subjektu a vazbu na jiný záznam. Smluvních stran může být jedna či více.

Povolené přílohy

Smlouvy jako takové – tedy dle dikce zákona „elektronický obrazu textového obsahu smlouvy v otevřeném a strojově čitelném formátu“ - budou zasílány spolu s pokynem ke zveřejnění jako další přílohy v datové zprávě. Povolenými formáty přílohy budou tyto formáty:

Název formátu Přípona
Portable Document Format .pdf
Word 92-2003 .doc

Office Open XML

Rich Text Format

OpenDocument Text

Plain Text

Testovací prostředí Registru smluv

Toto prostředí je propojeno s testovacím prostředím datových schránek, bude tedy možné vyzkoušet odeslání pokynu ke zveřejnění smlouvy a následně si zkontrolovat, jak byl záznam publikován.

Metodické dokumenty

zde